Super belangrijk
Werkoverleg. Super belangrijk om met regelmaat even met de koppen bij elkaar te zitten. Maar even jongens: weten jullie wel wat er écht op de agenda staat?
Bij sommige onderwerpen vraag ik me altijd af: 'Wat wil je nou écht bespreken?' Op de agenda: 'In het weekend een gevulde koek of biscuitje bij de koffie?'
Er is ergens, maar niemand weet meer door wie, een discussie gestart over koeken. En het team komt er niet meer uit samen. Dus staat het op de agenda voor komend werkoverleg. Oké, laten we het even over die koeken hebben.
Het gaat echt niet over koeken
Eigenlijk gaat het niet over die koeken hoor. Dat merk je ook meteen tijdens het overleg als het gesprek hierover alle kanten opvliegt. En is een gevulde koek echt het bespreken waard tijdens de schaarse momenten als team samen?
Die koek niet, maar dit betreft waarschijnlijk een heel ander onderwerp. Een onderwerp dat hoogstwaarschijnlijk linkt aan een stuk visie of gevoel van onveiligheid. Ook interessant waarom men denkt er tijdens een werkoverleg wel uit te komen samen, en daarbuiten blijkbaar niet.
Omdat de daadwerkelijke reden voor het bespreken van koeken niet duidelijk is, blijft het overleg een aaneenschakeling van uitgesproken subjectieve belevingen waar niemand écht naar luistert.
'We moeten het niet té gezellig maken hier' / 'Ze hebben het al zwaar genoeg' / 'Een beetje extra aandacht kan toch wel in een ziekenhuis?' / 'Ik vind het maar ongezond' / 'Met een koek kan ik contact maken, iets extra's doen voor iemand' / 'Nemen ze mij en de cliënten nou ook nog een koek af?'
Sommige teamleden rollen met hun ogen of zijn al afgehaakt bij het aankaarten van het onderwerp koek. 'Waar gáát dit over?'
Tijdens het overleg komt men niet tot een consensus. Iemand moet uiteindelijk de knoop doorhakken, vaak de teamleider. Maar vaak pas nadat de argumenten over en weer op tafel zijn gedropt en de keuze uiteindelijk nergens op gebaseerd is behalve er maar vanaf te zijn. Kortom: 15 spaarzame minuten die verloren zijn gegaan en je nooit meer terugkrijgt. Had je beter gezamenlijk gezellig een koekje kunnen eten. Toch?
Praten over het échte probleem is veel spannender
In plaats van een knoop doorhakken, de meeste stemmen gelden of wie het hardst schreeuwt wordt gehoord, is het effectiever om het daadwerkelijke probleem boven tafel te krijgen. Maar ja, dat is wel spannend. Praten over een koek is veiliger dan toegeven dat je je tekort gedaan voelt of dat je je onveilig voelt.
Kijken naar duidelijkheid rondom visie en veiligheid is soms next level communiceren en daarom best moeilijk. Dus hebben we het over de koek, niet over het waarom.
Visie is misschien een beetje een vies woord, maar bij een duidelijke visie kunnen veel onderwerpen daartegen snel worden afgestreept. Én kunnen we sneller naar de kern. En soms is beleid gewoon een doorslaggevende factor.
'We creëren een huiselijk sfeer' = gevulde koek. 'We bieden noodopvang' = biscuitje. 'We stimuleren gezonde levenswijze' = biscuitje (of beter nog: smoothie). 'We leggen de verantwoordelijkheid voor herstel geheel bij cliënt' = biscuitje, gevulde koek én smoothie aanbieden. 'We moeten bezuinigen' = niks.
Gastvrijheid behoeft geen gevulde koek
En dan is er ook nog veiligheid; Contact maken behoeft geen gevulde koek. Gastvrijheid ook niet. Met andere woorden: denkt de medewerker echt een koek nodig te hebben? Maakt die koek of het gebrek eraan dat iemand zich miskent voelt? Wellicht is het dan handig om samen te kijken naar wat er écht nodig is. Of wat er gemist wordt. En dat is vast geen amandeltje.
Wat staat er bij jou op de agenda voor het volgende werkoverleg? En: Wat wil je nou écht bespreken? En waarom staat dát niet op de agenda?